Fase 1 : Bepaling van de behoeften

Deze eerste fase laat het u toe uw beslissingsproces te sturen door uw noden wat betreft de nieuwe locatie duidelijk te definiëren:

• Waar moeten uw kantoren gelegen zijn, rekening houdend met factoren als bereikbaarheid, zichtbaarheid en nabijheid van uw klanten en concurrenten?
  
• Hoeveel oppervlakte heeft u nodig op basis van uw huidige én toekomstige noden?
  
• Welk soort gebouw verkiest u in termen van vloeroppervlakte, imago en technische uitrusting?
  
• En ten slotte, wilt u kopen of huren? Indien u wilt huren, welke lengte van huurcontract verkiest u en hoeveel flexibiliteit heeft u nodig? Het budget moet bepaald worden met inbegrip van alle kosten verbonden aan de inrichting en het bemeubelen van het gekozen gebouw.

Fase 2 : De markt doorlopen

De vastgoedadviseur die u hebt gekozen zal u een complete selectie voorleggen van eigendommen die op de markt beschikbaar zijn. U kunt de eigendommen selecteren die u wenst te bezoeken op basis van de informatie die u van hem ontvangt en onder zijn begeleiding op een zeer efficiënte manier bezoeken afleggen.

Fase 3 : Een lijst opstellen van een gelimiteerd aantal gebouwen voor de onderhandelingen

Op basis van de in de eerste fase vooropgestelde criteria zal uw adviseur een kwalitatieve analyse van de bezochte gebouwen opstellen, zodat ze kunnen worden gecatalogiseerd op volgorde van voorkeur. Op dit tijdstip is het nuttig om een studie te maken van de inrichting en het bemeubelen (block planning) van enkele van de gebouwen die de lijst aanvoeren.

Fase 4 : Elementair bij het voeren van uw onderhandelingen

Een offerteaanvraag (Request for Proposal) wordt gestuurd naar de eigenaars van de gekozen gebouwen. Het antwoord dat zij geven op de verschillende criteria vooropgesteld in fase 1, alsook de financiële voorstellen worden daarna bestudeerd. Na de onderhandelingen over de financiële en technische voorwaarden en de voorwaarden opgenomen in het huurcontract, wordt de definitieve versie van het huurcontract uiteindelijk opgesteld en getekend.

Fase 5 : Inrichten en bemeubelen: tijdspanne en budgettaire beperkingen

Het inrichten en bemeubelen van uw gebouw moet gecoördineerd worden vanaf de plaatsbeschrijving tot aan de oplevering van de werken terwijl rekening wordt gehouden met de deadline, het budget en de kwaliteitsvereisten. De architect en/of ontwerper alsook de projectmanager spelen een belangrijke rol in het welslagen van uw project.

Fase 6 : Verhuizen, beperkingen en plichten

Bij de coördinatie van uw verhuizing moet ook rekening worden gehouden met uw verplichtingen in verband met de kantoorruimte die u verlaat. Indien u uw vorige gebouw op tijd verlaat zal u bovendien financieel uw voordeel doen! Het is ook van belang dat bepaalde formaliteiten (adreswijziging, enz.) niet worden vergeten om een succesvolle overdracht te verzekeren.

Het departement Corporate Solutions van Jones Lang LaSalle is specialist in diensten aan gebruikers. Om u te helpen bij het beheer van de 6 fasen van uw verhuizing bieden zij u innovatieve vastgoedoplossingen gebaseerd op een reeks van uitgebreide en multidisciplinaire diensten.

Het Tenant Representation team focust op het optimaliseren van bedrijfshuisvesting, zowel voor huurders als voor eigenaars. Hun specialisten combineren een brede kennis van de huurmarkt, van bedrijfshuisvesting en van het technische aspect van vastgoed en adviseren hun klanten over de beste optie op het vlak van verhuizing en/of optimalisatie van ruimte.

Hun Project & Development diensten verzekeren de coördinatie tussen de verschillende partijen – eindgebruiker, adviseur en aannemer – om ingerichte kantoorruimte op te leveren rekening houdend met de bouwvoorschriften, de kwaliteit en het budget.