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Etape 1 : Définition des besoins :
Cette première étape permet d’orienter les décisions qui seront prises en définissant clairement vos besoins en matière de relocalisation :
- Où vos bureaux seront-ils localisés, tenant compte des facteurs d’accessibilité, de visibilité, de proximité par rapport à vos clients ou à vos concurrents?
- Quelle superficie est nécessaire sur base aussi bien de vos besoins actuels que de vos besoins futurs ?
- Quel type d’immeuble allez-vous privilégier en termes de taille de plateau, d’image, de performances techniques ?
- Et enfin, souhaitez-vous acheter ou louer ? En cas de location, quelle est la durée du bail souhaitée et de quelle flexibilité devez-vous disposer? Le budget doit être défini et tous les coûts liés à l’aménagement clairement identifiés.
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Etape 2 : Scanner le marché
Le conseiller immobilier que vous aurez sélectionné vous présentera une sélection exhaustive des disponibilités du marché. En fonction des renseignements qu’il vous communiquera, vous pourrez sélectionner les immeubles que vous souhaitez visiter et avec son support mener vos visites de manière efficace.
Etape 3 : Etablir une liste restrictive d'immeubles pour la négociation
Sur base des critères spécifiés lors de la première étape, une analyse qualitative des immeubles visités sera établie par votre conseiller immobilier pour permettre ensuite de les classer par ordre de préférence. Il est alors utile d’établir une étude d'aménagement (block planning) sur les quelques immeubles les mieux classés.
Etape 4 : Les clés pour mener vos négociations
Une demande d’offre (Request for Proposal) est envoyée à chacun des propriétaires des immeubles retenus. Leur réponse en fonction des différents critères repris à l’étape 1 ainsi que leur proposition financière sont étudiées.
Après négociation des conditions financières et techniques ainsi que des clauses du bail, celui-ci est rédigé, finalisé et signé.
Etape 5 : Les aménagements : leurs contraintes temps et budgétaires
Depuis l’état des lieux d’entrée jusqu’à la réception des travaux, les aménagements doivent être coordonnés en tenant compte des contraintes de temps, de budget et de qualité. L’architecte et/ou le designer ainsi que le project manager jouent un rôle important pour assurer le succès de votre projet.
Etape 6 : Le déménagement, contraintes et obligations
La coordination de votre déménagement doit également tenir compte des obligations concernant l’espace de bureaux que vous quittez. D’ailleurs, en libérant vos anciens locaux à temps, vous êtes gagnants financièrement ! Il est également impératif de ne pas oublier certaines formalités (changement d'adresse, etc) pour assurer un transfert réussi.
Le département Corporate Solutions de Jones Lang LaSalle est spécialisé dans les services aux occupants. Pour vous aider dans la gestion des 6 étapes-clés de votre relocalisation, il vous offre des solutions immobilières innovantes basées sur une gamme de services étendue et multidisciplinaire.
Son équipe « Tenant Representation » se concentre sur l’optimisation de l’occupation aussi bien des locataires que des propriétaires-occupants. Ses spécialistes, alliant une connaissance approfondie du marché de la location, de l’occupation et des caractéristiques techniques des immeubles, conseille les sociétés sur les meilleures options à prendre en matière de relocalisation et/ou d’optimisation des espaces.
Son équipe Project & Development Services assure la coordination entre les différents intervenants – occupant, consultants et entrepreneurs – afin de livrer des espaces aménagés dans le respect du planning, de la qualité et du budget. |
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